Playbook tổ chức chung

Rút ra từ 4 tài liệu tổ chức hiện có (Walk, Next Step, Grammar, AI Teen) và các reflection. Áp dụng cho mọi brand, brand nào cũng có thể thêm riêng.

Khung một buổi: Trước · Trong · Sau

Giai đoạn	Việc bắt buộc	Vì sao
Trước (đầu tuần → ngày trước buổi)	Chốt agenda & learning outcome · Đăng truyền thông / mở đăng ký · Remind người tham gia · Rehearsal với host · Kiểm tra venue hoặc hệ thống	Walk 11/10 quên đăng và remind; Next Step B4 thông báo vội
Trong	Bám Agenda Template · Host nhắc giờ · Không skip Public Demo · Ritual đầu & cuối · Chụp ảnh	Walk 11/10 quên ritual, bỏ Public Demo
Sau	Reflection trong 24h · Gửi phản hồi cho phụ huynh/người tham gia (nếu có) · Tổng hợp ảnh · Cập nhật Agenda & Rủi ro	Reflection phải đổi được quy trình, không chỉ để đọc

Mỗi buổi cần có

1. Owner (Event Lead), Host và backup cho host. Người đã giao việc phải được onboard vào mục tiêu, tiêu chí lọc và giới hạn số lượng (bài học Next Step 05/09).
2. Decision maker: ai được quyền bỏ/đổi một hoạt động trong agenda. Walk 11/10 bỏ Public Demo mà không rõ ai quyết.
3. Learning outcome / mục tiêu thành công ghi rõ, và cách kiểm tra (checklist mục tiêu cuối buổi).
4. Dự trù rủi ro theo cấp 1–3, mỗi rủi ro có phương án và PIC.
5. Reflection theo mẫu Keep · Improve · Next step, kèm action item có owner, hạn.

Rubrics tổ chức (5 tiêu chí × 5 level)

1. Quy trình đầy đủ (Completeness)
2. Mức độ rõ ràng của từng đầu việc (Clarity & Actionability)
3. Khả năng phối hợp & trách nhiệm (Ownership)
4. Hệ thống tài liệu & khả năng tái sử dụng (Knowledge Management)
5. Cơ chế cải tiến liên tục (Continuous Improvement)

Mục tiêu tối thiểu: Level 3 (đạt chuẩn) ở cả 5 tiêu chí trước khi brand chạy đều hằng tuần. Chấm ở tab Rubrics của từng brand.

Rủi ro lặp lại ở nhiều brand

Rủi ro	Phòng ngừa
Người tham gia đến muộn	Nhắn catch up giờ khởi hành; chụp ảnh check-in người đã đến
Host / BTC đến muộn	Hẹn đi chung; có host dự phòng
Session lố giờ	File Timeline, bám sát, độ trễ tối đa 15'
Địa điểm ồn / quá đông	Có phương án B; venue phải qua tiêu chí duyệt (Next Step)
Quên truyền thông / remind	Đưa vào checklist theo thứ trong tuần
Thời tiết (mưa)	Phương án trong nhà, báo trước

Kiểm tra trước khi thêm brand vào lịch chạy đều

• [ ] Có lịch cố định (ngày, giờ, hình thức)
• [ ] Có ít nhất 1 Agenda đầy đủ giờ, mục tiêu, host
• [ ] Checklist đã gán owner thật (không còn trống)
• [ ] Có ≥ 3 rủi ro cấp 1–2 kèm PIC
• [ ] Đã chấm Rubrics lần đầu
• [ ] Trạng thái brand đổi từ Nháp sang Đang chạy